Campus CommunityStudent InvolvementSgaClub Budgeting

Club Budgeting

Budgeting Quick Links

 

Budget Guidelines

2020年秋季，参议院通过了新的全面预算指导方针， which can be found here. 所有使用SGA资金的扶轮社预算申请必须遵守这些指引. The 文件列出了学期预算过程的过程和规则.

Requirements for a Budget:

  1. 作为SGA认可的俱乐部向SGA副主席备案.

  2. 至少有10个活跃成员，可以通过CampusGroups验证. Please contact 问SGA副主席关于校园团体的问题.
  3. 是否有包含多样性声明的扶轮社章程. Please contact the SGA议员有关于扶轮社章程的问题.

Process

  1.  当财务总监发出全校范围的电子邮件通知时，流程就开始了 clubs of the timeline for that semester’s deadlines. This usually occurs in October and March.
  2. 首先，执行董事会成员，最好是财务主管，必须参加一个强制性会议 information session held by the Financial Controller. This session will go over budgeting 基本知识以及最近对流程的更改或添加.
  3. 扶轮社将在内部决定其预算并将其提交预算委员会 在财务总监设定的截止日期之前通过在线表格提交. Late budgets will not be accepted.
  4. 对于要求1500美元或以上的组织，将有额外的强制性规定 与财务总监和预算委员会成员举行会议，以便收到 funding for the semester. 不参加这次会议将导致没有预算 allocation.
    1. 申请此金额的扶轮社可选择与预算委员会开会 but are not required to.
  5. 在这些会议和委员会批准程序之后，综合预算将 presented to the Senate by the Financial Controller. Anyone is welcome to attend this 参议院举行会议，听取讨论或提出预算修正案.
  6. 然后，学期预算将由财务总监发送到校园.

Discretionary Requests

酌情请求使扶轮社有可能得到意料之外的经费 costs that were not included in their semester budget. A description of the discretionary 经费准则见预算准则第三条. The process for submitting a discretionary request is:

  1. Submit your request through this form 在参议院会议之前的周一下午5点之前，你想要你的 request reviewed.
  2. 财务总监将与您联系，告知您的后续步骤 request. 这通常意味着安排一个俱乐部代表来参议院 ，与预算委员会讨论你的要求.
  3. 在参议院开始时，财务总监会让你知道委员会的讨论是如何进行的.
  4. 根据预算委员会的讨论和建议，由您自行决定 请求将提交参议院全体投票以获得批准.
  5. 如果你的要求获得批准，财务委员会将确认将资金转入你的账户 和商务办公室联系一下，你就可以继续你的购买或活动了!

There are two ways to make club purchases. You may either:

  1. 请联系财务总监使用SGA信用卡. This is best for online, large, or reoccurring purchases.
  2. Get reimbursed. 这是最好的小购买，如购买用品或食物 a club meeting.

To submit for reimbursement:

  1.  在购买之前，请确认您的购买是在贵社核准的预算之内.
  2. Keep all receipts. 如果收据没有逐项列出，就写一篇描述 bought on the receipt.
  3. Submit the receipts along with the completed reimbursement form to the Financial Controller. Completed forms with receipts can be dropped off in 财务总监的邮箱，位于霍德森SGA办公室外，或通过电子邮件发送 to [email protected].
  4. 财务总监可能会联系进一步的问题. Reimbursement times 各不相同，但你通常可以期望在以下结束时得到补偿 pay period.

 如果你的扶轮社不得不改变计划或取消一项活动，你可能需要重新分配 these funds to another activity. To do so, please email the Financial Controller at [email protected] 与重新分配请求一起，包括取消或被列入的事件 预算，为什么会这样，以及你想如何重新分配资金. Clubs requesting 500美元或以上的重新分配可能会被要求与预算讨论他们的请求 Committee for approval.

我们鼓励扶轮社募款独立的资产，以便他们可以资助活动 are outside of SGA budget guidelines (e.g. giveaways, alcohol, etc.) and supplement SGA funding in areas where it is more limited (e.g. conferences). While the SGA does 不是基金筹款人，反正有办法让他们工作! The SGA Vice President has a list of recommendations for club fundraisers here.

如果我的俱乐部参加春季会议，但注册费是在 我应该把这个费用算在秋季还是春季预算里?

费用应包括在该学期的预算中 已发生的，即使该事件将发生在不同的融资期间. Therefore, in 在这种情况下，注册费应该在俱乐部的秋季预算中，而其他的 costs (e.g. travel, food) should be in the spring budget.

Where does the SGA receive its money from?

SGA收到学生活动费的一部分，每学期收取 to students.

Can my club get t-shirts with SGA money?

是的，俱乐部可以收到每个活跃会员每次最多15美元的t恤 academic year.

我的问题在这个页面上没有得到回答——我应该联系谁呢?

You can email the Financial Controller at [email protected] at any time!

The Financial Controller

财务总监是SGA执行委员会的付费成员，负责运营 in conjunction with the Budget Committee. The FC handles the administrative side of club budgeting. 这包括处理报销、起草预算准则 变化，安排学期预算过程，以及其他出现的需求.

The Budget Committee

这是参议院的一个委员会，负责审查和投票学期预算，自由裁量 预算准则的请求、变更和其他与预算有关的议程项目. 委员会由参议员和所有班级的司库组成. If you want to join the Senate Budget committee, reach out to the SGA ([email protected]) about becoming a Senator.